Problem Solving w praktyce – Lean Managment

W kontekście Lean Management, proces Problem Solving jest kluczowy dla doskonalenia procesów, eliminowania marnotrawstwa oraz zwiększania efektywności. Jak mozna skutecznie wdrożyć i wykorzystać narzędzia Problem Solving w praktyce? Przeczytaj poniższy tekst.

Definicja Problem Solving

Problem Solving w Lean Management odnosi się do systematycznego i logicznego podejścia do identyfikowania, analizowania i rozwiązywania problemów w celu eliminowania przyczyn i zapobiegania ich powstawaniu. Jest to proces ciągłego doskonalenia, który angażuje wszystkich pracowników na każdym szczeblu organizacji.

Problem Solving różni się jednak od tradycyjnego podejścia do rozwiązywania problemów. Skupia się bowiem na eliminowaniu przyczyn problemu, a nie tylko na łagodzeniu jego skutków. Jest to ważne dla utrzymania trwałych i długoterminowych rezultatów.

Narzędzia i metody Problem Solving w praktyce

A3 Thinking

Metoda ta polega na przedstawieniu problemu oraz jego analizie na jednym arkuszu papieru o formacie A3. Ten dokument służy jako narzędzie komunikacji i spójności w całej organizacji, umożliwiając skupienie się na właściwym problemie.

5 Why’s

To proste, ale potężne narzędzie polega na zadawaniu pytań „dlaczego” w celu zidentyfikowania głębokiej przyczyny problemu. Poprzez zadawanie pięciu kolejnych pytań, można dotrzeć do korzenia problemu, co prowadzi do bardziej efektywnych rozwiązań.

Value Stream Mapping

Jest to technika graficzna, która przedstawia bieżący stan i przepływ procesu. Wykorzystując Value Stream Mapping, możemy identyfikować wszelkie problemy, marnotrawstwo i obszary do doskonalenia w procesie, aby wprowadzić zmiany mające na celu zwiększenie wartości dla klienta.

Poka-Yoke

Ten japoński termin oznacza „zabezpieczenie przed błędem”. Metoda ta polega na stosowaniu prostych rozwiązań, takich jak specjalne kształty, kluczowe wskaźniki czy inne oznaczenia, które zapobiegają powstawaniu błędów lub umożliwiają ich szybkie wykrycie i naprawę.

Problem Solving – Skuteczne wdrożenie

1. Zaangażowanie pracowników. Kluczem do skutecznego Problem Solving jest aktywne zaangażowanie wszystkich pracowników. Każdy powinien być świadomy problemu, mieć możliwość zgłaszania własnych obserwacji i pomysłów na rozwiązanie. To podejście oparte na współpracy i partycypacji zapewnia różnorodność perspektyw oraz większą skuteczność w rozwiązywaniu problemów.

2. Ustalanie celów. Ważne jest, aby jasno określić cele, które chcemy osiągnąć dzięki Problem Solving. Czy chodzi o zwiększenie efektywności, poprawę jakości czy eliminację marnotrawstwa, cele powinny być mierzalne i możliwe do osiągnięcia.

3. Mierzenie i monitorowanie postępów. Warto utrzymywać system monitorowania, aby sprawdzić, czy wprowadzane zmiany przynoszą oczekiwane rezultaty. Regularne raportowanie postępów pozwala zarządowi i pracownikom na śledzenie efektywności Problem Solving oraz identyfikację obszarów wymagających dodatkowej uwagi.

Przykłady działań

Problem Solving to niezbędny element metodyki Lean Management, którego celem jest skuteczne rozwiązywanie problemów w organizacji. Poniżej przedstawiamy konkretne przykłady działań w myśl tej metodyki:

1. Problem Solving – Analiza przyczyn

Przykładem działania w myśl metodyki Problem Solving może być analiza przyczyn problemów produkcyjnych, które prowadzą do opóźnień w realizacji zamówień. Specjalista od Lean Management może zastosować narzędzia takie jak diagram Ishikawy czy 5xWhy, aby zidentyfikować korzenie problemu. W wyniku analizy można odkryć, że główną przyczyną opóźnień są usterki maszyn, brak umiejętności pracowników obsługujących urządzenia i/lub słabość w planowaniu produkcji.

2. Problem Solving – Mapowanie procesu

Kolejnym działaniem w ramach Problem Solving może być mapowanie procesu. Przykładem może być identyfikacja problematycznych obszarów w procesie obsługi klienta w firmie usługowej. Specjalista może zbadać etapy kontaktu z klientem, identyfikując miejsca potencjalnych opóźnień, błędów komunikacyjnych lub braków w dostarczaniu satysfakcjonujących odpowiedzi. Dzięki mapowaniu procesu można lepiej zrozumieć, gdzie występują niedociągnięcia i jak wprowadzić usprawnienia.

3. Problem Solving – Brainstorming rozwiązań

Po zidentyfikowaniu problemu i zrozumieniu jego przyczyn, istotnym etapem Problem Solving jest generowanie pomysłów na rozwiązanie. Przykładem może być sytuacja, w której firma ma problem z zapewnieniem wystarczającej ilości surowców do produkcji. Specjalista od Lean Management może zorganizować sesję brainstormingu, na której pracownicy zaproponują różne pomysły na zdobycie potrzebnych materiałów. Może to obejmować negocjacje z dostawcami, poszukiwanie alternatywnych źródeł surowców lub podpisanie strategicznej umowy z jednym dostawcą.

4. Problem Solving – Testowanie rozwiązań

Po wygenerowaniu potencjalnych rozwiązań, należy przeprowadzić testy, aby ocenić ich skuteczność i wpływ na organizację. Na przykład, jeśli firma posiada problem z ciągłą zmianą harmonogramów produkcji, specjalista od Lean Management może wprowadzić nowe narzędzia planowania i monitorowania. Wprowadzenie tych narzędzi w wybranym obszarze produkcji na próbę pozwoli ocenić ich efektywność oraz wpływ na terminowość i wydajność procesu.

5. Problem Solving – Standaryzacja rozwiązań

Ostatnim etapem Problem Solving jest standaryzacja rozwiązań. Po przetestowaniu różnych możliwości i wybraniu najbardziej efektywnego rozwiązania, warto je udokumentować i wdrożyć jako standardowy proces w organizacji. Na przykład, po testowaniu nowych narzędzi planowania produkcji, specjalista może opracować odpowiednie procedury obsługi tych narzędzi oraz plan wdrożenia ich w całej firmie. Standaryzacja umożliwi utrzymanie osiągniętych korzyści i pomoże w zapobieganiu powstawaniu podobnych problemów w przyszłości.

problem solving

Wsparcie technologii

W przypadku stosowania Problem Solving, wiele korzyści może przynieść – system zbierania sugestii Cluer. Kluczową rolą systemu jest zbieranie pomysłów i sugestii od różnych osób związanych z danym problemem. Dzięki temu systemowi, organizacje mogą wykorzystać wiedzę i doświadczenie swoich pracowników, co może prowadzić do innowacyjnych rozwiązań problemów.

Cechy Cluer
Możliwość gromadzenia sugestii od wielu różnych osób

 Wiedza i perspektywy każdego członka organizacji mogą się znacznie różnić, dlatego ważne jest zapewnienie platformy, na której każdy może podzielić się swoimi pomysłami. To może pomóc w odkryciu nowych spojrzeń na problem i otworzyć drogę do kreatywnych rozwiązań.

Monitorowanie bieżących trendów i wzorców dotyczących zgłaszanych pomysłów

 Analiza tych danych może dostarczyć informacji na temat dominujących obszarów, w których występuje większość problemów. W rezultacie, organizacje mogą skoncentrować swoje wysiłki na rozwiązaniu najważniejszych i najpilniejszych problemów, co pozwala zaoszczędzić czas i zasoby.

Stworzenie środowiska pracy opartego na współpracy i zaangażowaniu pracowników

Pracownicy, którzy są zachęcani do dzielenia się swoimi sugestiami i pomysłami, czują, że ich wkład jest doceniany i mają większe poczucie przynależności do organizacji. To z kolei może prowadzić do większej zaangażowania i motywacji w rozwiązywaniu problemów.

Pomoc w identyfikowaniu powtarzających się problemów i potencjalnych przyczyn

 Kiedy wiele osób zgłasza podobne problemy, można przypuszczać, że istnieje jakiś głębszy problem strukturalny lub procesowy. Analiza tego rodzaju danych może pomóc organizacji w identyfikacji i eliminacji korzeni problemów, co może prowadzić do długoterminowej poprawy efektywności i wydajności.

Cluer może przynieść wiele korzyści poprzez zbieranie pomysłów i sugestii od różnych osób. Organizacje mogą korzystać z różnorodnych perspektyw i doświadczeń, co może prowadzić do innowacyjnych rozwiązań problemów. Dodatkowo, system Cluer umożliwia organizacjom monitorowanie trendów i wzorców, tworzenie środowiska pracy opartego na współpracy i zaangażowaniu pracowników, a także identyfikowanie powtarzających się problemów i ich przyczyn.

Jesteś zainteresowany systemem? Wyślij zapytanie, a zadzwonimy do Ciebie by omówić możliwości wsparcia dla Twojej organizacji.