Kultura organizacyjna to zbiór wartości, norm, przekonań i sposobów postępowania, które są współdzielone przez pracowników w organizacji. Jest to swojego rodzaju „dusza” firmy, która wpływa na sposób, w jaki ludzie pracują, komunikują się ze sobą, podejmują decyzje i rozwiązują problemy.
Kultura organizacyjna i jej rola
Kultura organizacyjna może przejawiać się w stylu zarządzania, relacjach między pracownikami, atmosferze w miejscu pracy i przywiązaniu do celów organizacji. Może ona być również wyrażana poprzez wartości, które są ważne dla firmy.
Wpływ kultury organizacyjnej jest bardzo ważny, ponieważ może ona motywować pracowników do osiągania celów organizacji, sprzyjać twórczej i efektywnej pracy zespołowej, a także budować pozytywny wizerunek firmy.
Kultura organizacyjna może się różnić w zależności od firmy i branży. Ważne, aby znaleźć tę, która najlepiej pasuje do wartości i celów naszej organizacji.
Kultura organizacyjna – jak ją zbudować?
Zdrowa kultura organizacyjna odzwierciedla wartości, normy i zasady działania firmy oraz wpływa na zachowanie i motywację pracowników.
Poniżej etapy, które pomogą Ci zbudować zdrową kulturę organizacyjną w Twojej firmie.
ETAP 1 Definiowanie wartości
Zaczynamy od zdefiniowania wartości, które są ważne dla firmy. Wartości powinny być jasne, zrozumiałe i odzwierciedlać cel i misję firmy.
Poniżej kilka przykładów wartości jakimi może kierować się Twoja firma:
- Dbałość o klienta – stawiamy na pierwszym miejscu potrzeby i oczekiwania swoich klientów, starając się zapewnić im najwyższą jakość obsługi i satysfakcję z produktów lub usług.
- Innowacyjność – promujemy i wspieramy kreatywne myślenie oraz otwarte podejście na nowe pomysły i rozwiązania. Zachęcamy pracowników do dzielenia się swoimi pomysłami i angażowania się w proces innowacji. Dobrym narzędziem do tego celu może być system Cluer.
- Wzajemne zaufanie – budujemy atmosferę zaufania i szanuje prywatność oraz uczciwość każdego pracownika. Pracownicy czują się bezpiecznie w wyrażaniu swoich poglądów i mają pewność, że ich opinie będą traktowane poważnie.
- Rzetelność – kładziemy nacisk na zachowanie wysokich standardów moralnych w swojej działalności. Pracownicy są odpowiedzialni za swoje działania i traktują innych uczciwie.
- Równość i różnorodność – dbamy o to, aby wszyscy pracownicy byli traktowani równo i mieli równe szanse rozwoju. Wspieramy różnorodność, zarówno pod względem płci, wieku, narodowości, jak i umiejętności.
- Praca zespołowa – promujemy atmosferę współpracy i wspierania się nawzajem. Pracownicy mają możliwość pracować w zespołach, dzielić się wiedzą i doświadczeniem oraz uczyć się od siebie nawzajem.
- Odpowiedzialność społeczna – angażujemy się w działania społeczne i troszczymy się o dobro społeczności lokalnej. Wspieramy akcje charytatywne, ekologiczne inicjatywy i inwestujemy w rozwój lokalnych społeczności.
- Doskonałość operacyjna – dążymy do ciągłego doskonalenia swoich procesów i efektywności. Stawiamy na jakość i terminowość swoich działań, dążąc do osiągnięcia wysokiego poziomu wydajności i satysfakcji klienta.
- Samodoskonalenie – zachęcamy pracowników do rozwoju osobistego i zawodowego poprzez szkolenia, programy mentoringu i możliwość awansu. Dbamy o to, aby pracownicy mieli dostęp do narzędzi i zasobów potrzebnych do rozwoju.
- Dbałość o zdrowie i bezpieczeństwo – stawiamy na pierwszym miejscu zdrowie i bezpieczeństwo swoich pracowników. Podejmujemy odpowiednie środki ostrożności i organizujemy szkolenia dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy.
ETAP 2 Zapewnij jasną i przejrzystą komunikację
Zalecamy otwartą i skuteczną komunikacja zarówno między pracownikami, jak i z kierownictwem. Dobre komunikowanie się buduje zaufanie i umożliwia współpracę. Nie jest to tylko frazes, to naprawdę działa.
Przykładem złej komunikacji wewnątrz organizacji może być brak jasnych i dokładnych instrukcji. Jeśli pracownicy nie wiedzą dokładnie co i jak należy wykonać, może to prowadzić do zamieszania i błędów w wykonywaniu zadań, a w efekcie powstania niepotrzebnych konfliktów.
Innym rodzajem komunikacji, który powoduje brak efektywności jest nadmierna biurokracja. Zbyt wiele procedur i zaleceń może spowolnić przepływ informacji i utrudnić efektywną komunikację. Często czas, w którym można już podjąć wiążącą decyzję jest momentem, w którym jest za późno by to robić. Warto więc skrócić do minimum formalności i podejść w sposób bardziej elastyczny by zaradzić aktualnym problemom.
Grzechem ciężkim prawidłowej komunikacji jest także brak otwartości na opinie pracowników. Jeśli pracownicy nie mają możliwości wyrażania swojego zdania i czują, że ich głos nie jest słyszany, może to prowadzić do frustracji i braku zaangażowania. Wówczas trudno o lojalność wobec firmy i odpowiednie motywację do prawidłowego wykonywania obowiązków.
Co można zrobić by poprawić komunikację?
Przekazuj jasne i zrozumiałe komunikaty. Przełożeni powinni dostarczać jasne i zrozumiałe informacje dotyczące celów, oczekiwań i zadań. Takie działanie spowoduje, że częściej w efekcie otrzymają prawidłowo zrealizowane zadania. Błędem jest zostawić przestrzeń na tzw. domysły. Często pracownicy chcą się zaangażować i wykonywać swoją pracę najlepiej jak potrafią, ale przez błędne zrozumienie instrukcji praca wykonana jest w sposób niewłaściwy.
Organizuj spotkania z pracownikami. Organizowanie regularnych spotkań zespołowych pozwala na wymianę informacji, aktualizację postępów projektów i zgłaszanie ewentualnych problemów. Często nie muszą to być długie, nudne narady. Czasem można po prostu zwołać krótkie robocze zebranie „na stojąco”, które spowoduje, że przepływ informacji będzie znacznie lepszy, a dalsza praca bardziej wydajna. Takie spotkania pokazują pracownikowi, że jest częścią zespołu, który zmierza w jednym kierunku.
Wykorzystuj narzędzia komunikacji. Zastosowanie narzędzi takich jak e-mail, platformy do wymiany informacji lub komunikatory, mogą znacznie ułatwić i przyspieszyć przepływ informacji w organizacji. Dostarczenie rozwiązania informatycznego, w atrakcyjnej formie, nie tylko usprawnia komunikację, ale również stwarza wrażenie troski o dobre samopoczucie pracownika.
Jeśli Twoja organizacja może sobie na to pozwolić, warto skorzystać ze szkoleń z zakresu komunikacji interpersonalnej. Organizowanie szkoleń dla pracowników dotyczących efektywnych technik komunikacji interpersonalnej pomaga zbudować silne relacje i uniknąć nieporozumień wewnątrz zespołu. Często w efekcie takiego szkolenia dochodzi do sytuacji, gdzie np. dwie osoby unikające ze sobą kontaktu, zaczynają się rozumieć i współpracować. Takie szkolenia pozwalają zrozumieć różnice pomiędzy ludzkimi osobowościami i nauczyć się poprawnie nadawać i odbierać komunikaty z uwzględnieniem tych różnic. Osobiście polecamy do tego celu np. metodologię Persolog, która w sposób prosty i interesujący potrafi wznieść komunikację w zespole
ETAP 3 Promowanie zaufania
Postaraj się zbudować atmosferę zaufania w organizacji, w której członkowie zespołu mogą się otwarcie wypowiadać i dzielić swoimi obawami, a także oczekiwaniami odnośnie innych członków zespołu.
ETAP 4 Docenianie i nagradzanie
Ważne jest docenianie zaangażowania i osiągnięć pracowników. Nagradzanie może być w formie pochwał, premii lub nagród.
Jeśli Twoja firma może pozwolić sobie na ułożenie odpowiedniego systemu motywacyjnego wynagrodzeń, to na pewno warto to zrobić. Na rynku istnieją firmy, które mają do tego odpowiednie kompetencje i doświadczenie.
Jeśli nie stać Cię na taki system, zastanów się czy możesz zaoferować jakikolwiek sposób pozapłacowego nagradzania najbardziej zaangażowanych pracowników lub też jednorazowych inicjatyw, które przynoszą Twojej firmie realne korzyści. Nagrody mogą być różne. Na ten temat powstało wiele opracowań i warto ten temat zgłębić oddzielnie. Jest on jednak na tyle ważny, że z pewnością poświęcenie mu czasu będzie dobrą inwestycją w rozwój Twojej firmy.
A co z pochwałami? Serio, to działa?
Ile to razy słyszy się wypowiedź kogoś znajomego, w stylu: „Pracuję tutaj już 7 lat i nigdy nie doczekałem się słowa pochwały”. Często liderzy lekceważą wartość pochwały. W rzeczywistości jest ona bardzo istotna w kontekście motywacji pracownika. Oczywiście pochwały powinno się również stosować w sposób odpowiedni, by nie przesadzić z ich ilością. Wówczas tracą one na swojej wartości. Pamiętajmy też, że dobrą zasadą jest chwalenie w większym gronie. Wzmacnia to wartość pochwały. I jak najbardziej, należy ją dawać. Kosztuje najmniej, a czasem potrafi zdziałać cuda. Spójrzmy jak rzadko jesteśmy chwaleni przez kogokolwiek w życiu codziennym. Czyż takie wydarzenie w miejscu pracy, nie będzie dla nas ważnym wydarzeniem?
ETAP 5 Budowanie zaufania
Zaufanie jest fundamentem zdrowej kultury organizacyjnej. Buduje się je poprzez przejrzystość, uczciwość i konsekwencję w działaniu. Szacunek do pracownika to m.in. informowanie go o rzeczach, które są dla niego istotne. Jeśli zmieniają się np. plany firmy, a ma to wpływ na codzienną pracę „Kowalskiego”, to powinien on być o tym poinformowany najszybciej jak to możliwe.
Niebywale istotnym elementem jest konsekwencja. Co ona właściwie oznacza? Na przykład to, że w podobnej sytuacji, która miała już miejsce, firma zachowa się w podobny sposób. Brak faworyzowania kogokolwiek. Sprawiedliwość w stosunku do pracowników, stosowanie tych samych standardów dla każdego.
ETAP 6 Zarządzanie konfliktami
Konflikty są nieuniknione w każdej firmie. Ważne jest umiejętne zarządzanie nimi, by uniknąć negatywnego wpływu na atmosferę i relacje między pracownikami. Dobrze, żeby mieć wypracowane pewnie ogólnodostępne procedury na wypadek wystąpienia konfliktu, które można stosować w krytycznej sytuacji. Odwołanie się do powszechnie stosowanych rozwiązań jest zawsze łatwiejsze do przyjęcia niż pozostawienie do osądu i rozstrzygnięcia konkretnej osobie.
Sytuacją, której powinniśmy unikać, jak ognia jest ta w której ignorujemy lub udajemy, że problem nie istnieje. Prędzej czy później będziemy musieli się zająć jego rozwiązaniem. Im wcześniej to zrobimy, tym większa szansa, że spowoduje on mniejsze straty.
ETAP 7 Wspieranie równowagi między życiem zawodowym i prywatnym
W miarę możliwość powinniśmy zapewnić elastyczne godziny pracy. Wsparcie w budowaniu kultury pracy oferują różnego typu benefity pracownicze. Mogę one mieć różne formy. Z naszego doświadczenia wynika, że powodzeniem cieszą się karnety na siłownie oraz pakiety zdrowotne. Spotkaliśmy się jednak również z nieoczywistymi benefitami, takimi jak możliwość wynajęcia sportowego kabrioletu na weekend lub możliwość pobytu z rodziną w domku w górach. Tutaj nasza kreatywność ma pełne pole do popisu. Warto zastanowić się kim są nasi pracownicy i co może być dla nich wartością. Co innego ucieszy bowiem 18-latka, a co innego głowę 5-osobowej rodziny.
Wszystkie tego typu działania prowadzą jednak do większej satysfakcji i zadowolenia pracowników.
ETAP 8 Zadbaj o team buildingu
Warto położyć nacisk na organizowanie działań i wydarzeń, które integrują pracowników. Budowanie więzi i współpracy między nimi jest bardzo ważnym elementem na drodze do rozwoju organizacji. Do tego już chyba nikogo nie trzeba przekonywać. To co na pewno zalecamy, to zorientować się w zainteresowaniach swojego zespołu, tak by wspólny wyjazd był atrakcyjny dla możliwie szerokiego grona.
ETAP 9 Monitorowanie i ocena
Postaraj się regularnie monitorować i oceniać kulturę organizacyjną w twoim przedsiębiorstwie. Pomoże Ci to zidentyfikować obszary do poprawy i zapewniać trwały rozwój.
Podsumowanie
Podsumowując, budowanie zdrowej kultury organizacyjnej wymaga zaangażowania zarówno pracowników, jak i działu HR. Ważne są komunikacja, rozwój, nagradzanie, budowanie zaufania i zarządzanie konfliktami. Wprowadzenie tych działań i wartości, z pewnością przyniesie efekty w postaci zwiększonej satysfakcji pracowników, wydajności i osiągnięcia sukcesów przez Twoją firmę.